鳥取県警察における情報管理業務監査実施要領の制定について(例規通達)

鳥取県警察における情報管理業務監査実施要領の制定について(例規通達)

平成23年11月14日
鳥情管例規第22号、鳥務例規第22号、鳥生企例規第34号、鳥刑企例規第24号、鳥交企例規第15号、鳥備一例規第19号

改正 平成29年鳥情管例規第7号外

改正 令和2年3月27日鳥情管例規第3号

令和5年1月12日廃止

対号 平成15年9月8日付け鳥情管例規第4号外共発 鳥取県警察情報管理業務監査実施要領の制定について(例規通達)
鳥取県警察情報管理業務における監査については、対号例規通達により実施してきたところであるが、鳥取県警察情報管理システムの運用管理に関する訓令(平成23年鳥取県警察本部訓令第16号)の制定に伴い、別添のとおり「鳥取県警察情報管理業務監査実施要領」を定め、平成23年11月15日から施行することとしたので、運用上誤りのないようにされたい。
なお、対号例規通達は、平成23年11月14日限り廃止する。
別添
鳥取県警察における情報管理業務監査実施要領
第1 趣旨
 この要領は、鳥取県警察情報管理システムの運営に関する訓令(令和2年鳥取県警察本部訓令第3号)第11条の規定に基づき、システム総括責任者(以下「総括責任者」という。)が実施する鳥取県警察情報管理システム(以下「情報管理システム」という。)に係る情報管理業務監査(以下「業務監査」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。
第2 業務監査の種類
 業務監査の種類は、通常監査及び特別監査とする。
第3 通常監査
1 通常監査の実施
 総括責任者は、毎年度1回、情報管理システムによる処理に係る情報の取扱状況全般について、通常監査を実施するものとする。
2 業務監査責任者
 通常監査の実施に関する事務を行うため、業務監査責任者(以下「監査責任者」という。)を置き、警務部情報管理課長をもって充てる。
3 通常監査の実施計画
 ⑴ 監査責任者は、年度ごとに、当該年度における通常監査の実施計画を定め、警察本部長(以下「本部長」という。)の承認を得るものとする。
 ⑵監査責任者は、(1)の実施計画として、通常監査の対象となる所属(以下「対象所属」という。)、監査時期、監査項目及び実施要領を定めるものとする。
4 監査官等の指名
 ⑴ 監査責任者は、通常監査の実施に当たって、警務部情報管理課(以下「情報管理課」という。)の課長補佐以上の職にある職員の中から監査官を指名するものとする。この際、監査を受ける職員と監査を実施する職員を兼務させてはならない。このほか、監査官の独立性が保たれるよう留意するものとする。
 ⑵ 監査責任者は、通常監査の対象となる業務(以下「対象業務」という。)に関係のある部の長と協議して、監査官の職務を補佐させるため、情報管理課又は対象業務に関係のある部の職員の中から監査補佐官を指名することができる。
5 監査官等の権限
 監査官及び監査補佐官(以下「監査官等」という。)は、通常監査を実施するため必要と認められるときは、対象所属の職員に対し、説明、資料の提出若しくは指定する日時及び場所への出頭を求め、又は当該対象所属の施設に立ち入ることができる。
6 通常監査の実施に当たっての留意事項
 通常監査を実施するに当たっては、次の事項に留意するものとする。
 ⑴ 取り扱う情報の保秘を徹底すること。
 ⑵ 厳正かつ公正を旨とすること。
 ⑶ 資料及び情報を十分に収集し、正確な事実の把握に努めること。
 ⑷ 必要な限度を超えて関係者の職務に支障を及ぼさないよう注意すること。
7 総括責任者への報告
 監査官等は、通常監査を終了したときは、通常監査の結果に監査官等の意見を付した上で、監査責任者を経由して速やかに総括責任者に報告するものとする。
8 改善を求める事項等の通知
 総括責任者は、通常監査の結果に基づき、改善を求める事項その他必要と認める事項を対象所属の長に通知するものとする。また、対象所属以外の所属においても同種の課題若しくは問題点(以下「課題等」という。)がある可能性が高い場合又はあ緊急に同種の課題等があることを確認する必要があると判断した場合には、対象所属以外の所属の長に対しても、同種の課題等の有無を確認するように指示するものとする。
9 対象所属の長の執るべき措置
 8の通知を受けた対象所属の長は、当該通知の内容を踏まえ、速やかに必要な措置を執り、その結果を監査責任者を経由して総括責任者に報告するものとする。
  なお、速やかな措置が困難な事項については、その影響を低減させるための補完的な措置を検討した上で改善計画を策定し、措置結果及び改善計画を監査責任者を経由して総括責任者に報告するものとする。
10 対象所属以外の所属の長が執るべき措置
 8の指示を受けた対象所属以外の所属の長は、当該指示の内容を踏まえ、速やかに必要な措置を執り、その措置結果を監査責任者を経由して総括責任者に報告するものとする。
11 本部長への報告
 総括責任者は、7による通常監査の結果報告に基づき、8により対象所属の長に通知した事項及び9により対象所属の長が執った措置について、本部長に報告するものとする。
第4 特別監査
1 特別監査の実施
 総括責任者は、特異事案が発生した場合その他特に必要があると認める場合には、特別監査の対象となる所属、監査項目及び実施要領を定め、本部長の承認を得て特別監査を実施することができる。
2 通常監査に関する規定の準用
 第3の4から11までの規定は、特別監査について準用する。この場合において、「通常監査」とあるのは「特別監査」と読み替えるものとする。 

  

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